Ochrana osobných údajov

1. Prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom je upIT s. r. o., so sídlom Pribinova 17954/10, 811 09 Bratislava, IČO 35 947 713, DIČ 2022045432, IČ DPH SK2022045432, zapísaná v obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel Sro, vložka č. 36984/B.

Kontakt vo veciach ochrany osobných údajov: [email protected].

2. Aké údaje spracúvame

• Údaje o podniku: názov, adresa, odkazy na profily (Google Maps, web, Wolt, Bolt Food), cenníky, menu a hodnotenia — z verejných zdrojov alebo od vás.
• Kontaktné údaje podnikov a ich zástupcov: meno, pracovný e-mail a telefón, ktoré podnik zverejnil alebo nám poskytol, a záznam o našej komunikácii.
• Účet používateľa: meno, e-mail, heslo (uložené len ako jednosmerný hash), zvolený jazyk a nastavenia e-mailových súhrnov.
• Recenzie z verejných zdrojov (Google Maps, TripAdvisor): text, počet hviezdičiek, dátum a odpoveď podniku. Mená ani profily recenzentov nezbierame.
• Technické údaje: cookies (pozri časť Cookies a úložisko prehliadača), záznamy o udalostiach v aplikácii (napr. prihlásenie, zmena nastavení) bez hesiel, záznamy o e-mailoch, ktoré aplikácia poslala používateľom (adresát, predmet a prvých 200 znakov textu), a IP adresa a údaje o prehliadači v prístupových logoch hostingu; na webe aj údaje o návštevnosti bez cookies (pozri časť Meranie návštevnosti webu).

3. Žiadosť o bezplatnú Analýzu

Keď na webe odošlete formulár žiadosti o Analýzu, uložíme názov podniku, váš e-mail a to, čo do formulára napíšete (adresa alebo odkaz, konkurencia, poznámka, odkaz na cenník alebo nahraný súbor s cenníkom), spolu s verziou formulára, jazykom a časom odoslania. Údaje použijeme na vypracovanie a zaslanie Analýzy, o ktorú žiadate — čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (opatrenia pred uzavretím zmluvy na vašu žiadosť). Uchovávame ich 12 mesiacov od odoslania, potom ich aj so súborom zmažeme; v zálohách môžu ostať ešte najviac 89 dní. O novej žiadosti dá nášmu tímu vedieť interná správa v Slacku len s názvom podniku a odkazom do našej administrácie — e-mail, poznámka ani ďalšie údaje z formulára do nej nejdú. Aby sme mohli porovnať dve verzie formulára, prehliadač si vo funkčnej cookie fs_form (1 rok) pamätá, ktorú verziu ste dostali, a v úložisku prehliadača deň poslednej návštevy formulára; neobsahujú žiadny identifikátor a slúžia len na počítanie návštev a žiadostí pri jednotlivých verziách.

4. Žiadosť o diagnózu v aplikácii

Keď v aplikácii v časti Reporty požiadate o hĺbkovú diagnózu, uložíme, ktorého podniku sa žiadosť týka, z ktorého účtu ste ju poslali, vašu nepovinnú poznámku, čas odoslania a stav vybavenia. Údaje použijeme na prípravu diagnózy, o ktorú žiadate — čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Uchovávame ich 12 mesiacov od odoslania, potom ich zmažeme, so zmazaním vášho účtu aj skôr; v zálohách môžu ostať ešte najviac 89 dní. Žiadosti podniku sú aj v exporte dát v nastaveniach aplikácie. O novej žiadosti dá nášmu tímu vedieť interná správa v Slacku len s názvom podniku, plánom, informáciou, či je pripojená poznámka, a odkazom do našej administrácie — poznámka, meno ani e-mail do nej nejdú.

5. Objednávka Signalu na faktúru

Keď si na webe objednáte Signal na faktúru, uložíme obchodné meno, IČO, DIČ alebo IČ DPH, sídlo, e-mail na zasielanie faktúr a prípadne názov prevádzky, spolu s jazykom a časom objednávky. Údaje použijeme na vystavenie faktúry a začatie predplatného — čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Záznam o objednávke uchovávame 12 mesiacov, potom ho zmažeme; v zálohách môže ostať ešte najviac 89 dní. Vystavené faktúry archivujeme po dobu, ktorú vyžadujú účtovné a daňové predpisy. O novej objednávke dá nášmu tímu vedieť interná správa v Slacku len s obchodným menom a odkazom do našej administrácie — IČO, adresa ani e-mail do nej nejdú. Ak je na webe ponúknutá platba kartou a zvolíte ju, údaje o karte zadávate priamo v Stripe; my ich nevidíme ani neukladáme.

6. Meranie návštevnosti webu

Na verejnom webe (stránky v slovenčine, češtine a angličtine vrátane článkov a právnych textov) meriame návštevnosť nástrojom PostHog. Zaznamenáme zobrazenie stránky (adresu, názov stránky a odkiaľ ste prišli, vrátane parametrov kampane v odkaze), kliknutia na odkazy a tlačidlá s ich textom, polohu kliknutí, pohyb myši a hĺbku rolovania pre heatmapy, druh zariadenia, operačný systém, prehliadač, jeho jazyk a veľkosť okna a pri formulári žiadosti o Analýzu jeho zobrazenie, odoslanie a výsledok s verziou formulára a jazykom. Čo napíšete do polí formulárov (napríklad názov podniku alebo e-mail), sa do PostHogu neposiela. Nepoužívame cookies ani úložisko prehliadača, nevytvárame profil návštevníka, nenahrávame priebeh návštevy a údaje nespájame s inými údajmi. Aby sme vedeli spočítať návštevníkov, PostHog na svojom serveri vypočíta z IP adresy, údajov o prehliadači a domény webu jednosmerný identifikátor so soľou, ktorá sa každý deň mení a potom sa zmaže, takže návštevníka nerozpozná pri návšteve v iný deň; IP adresu ani polohu z nej neukladá. Údaje používame na zistenie, ako sa web používa a čo na ňom zlepšiť — oprávnený záujem, čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Záznamy uchovávame 12 mesiacov. Aplikácia, administrácia, prihlásenie a stránky pre hostí podnikov (QR menu, vernostné karty, QR kampane) meranie návštevnosti nemajú.

7. Účel a právny základ

• Poskytovanie služby podľa zmluvy (Analýza, účet, dáta podniku, upozornenia a e-mailové súhrny) — čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
• Oslovenie podniku osobne alebo telefonicky s ponukou Analýzy a evidencia komunikácie — oprávnený záujem ponúknuť službu podnikom, čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. E-mail s ponukou posielame len podniku, ktorý o to požiadal alebo na to dal súhlas; každý taký e-mail obsahuje možnosť odhlásenia.
• Bezpečnosť a prevencia zneužitia (záznamy udalostí, prístupové logy, obmedzenie počtu pokusov o prihlásenie) — oprávnený záujem, čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
• Účtovníctvo a fakturácia — zákonná povinnosť, čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

8. Údaje hostí podnikov

Ak podnik používa QR kampane so súkromnou spätnou väzbou alebo digitálne vernostné karty, prevádzkovateľom údajov hostí (napríklad dobrovoľný kontakt v spätnej väzbe, meno a e-mail na vernostnej karte) je podnik a my ich spracúvame ako jeho sprostredkovateľ podľa Zmluvy o spracúvaní osobných údajov. Podmienky vernostného programu s menom prevádzkovateľa nájde hosť pri registrácii karty. Kontakt zo spätnej väzby mažeme 90 dní po jej vyriešení, vernostnú kartu bez aktivity po 24 mesiacoch; hosť môže svoju kartu kedykoľvek zmazať sám.

Rovnako ako sprostredkovateľ spracúvame osobné údaje v exportoch z pokladne, ktoré nám podnik poskytne (napríklad mená obsluhy pri účtoch).

Pri QR menu podniku zaznamenávame pre jeho štatistiky zobrazenia menu a otvorenia jeho častí s jazykom, zdrojom (QR kód alebo odkaz), číslom stola z QR kódu a časom zaokrúhleným na minútu. Jedinečných hostí v rámci dňa počítame podľa denného pseudonymného identifikátora, ktorý vzniká z IP adresy a údajov o prehliadači pomocou tajného kľúča; IP adresu ani údaje o prehliadači neukladáme. Záznamy uchovávame len do nočného zlúčenia do denných súčtov, ktoré identifikátor neobsahujú. Aj tieto údaje spracúvame ako sprostredkovateľ podniku.

9. Ako dlho údaje uchovávame

• Súkromné dáta podniku (napríklad exporty z pokladne): počas trvania zmluvy; po jej skončení vám ich na žiadosť vrátime a najneskôr do 90 dní vymažeme, ako uvádzajú Obchodné podmienky.
• Účet používateľa: počas trvania zmluvy; po jej skončení ho zmažeme na vašu žiadosť. Verejné údaje o podniku (napríklad menu, ceny, hodnotenia a recenzie z verejných zdrojov) používame v porovnaniach aj po skončení zmluvy, ako uvádzajú Obchodné podmienky.
• Faktúry: 10 rokov podľa zákona o účtovníctve.
• Žiadosti o Analýzu: 12 mesiacov od odoslania.
• Žiadosti o diagnózu v aplikácii: 12 mesiacov od odoslania; so zmazaním účtu skôr.
• Objednávky Signalu na faktúru: 12 mesiacov od odoslania.
• Kontaktné údaje podnikov, ktoré sme oslovili: 24 mesiacov od poslednej komunikácie; po odmietnutí si ponecháme len e-mail na zoznam, ktorý už neoslovujeme.
• Záznamy udalostí, záznamy o odoslaných e-mailoch a technické a prístupové logy: najviac 12 mesiacov.
• Záznamy o návštevnosti webu (PostHog): 12 mesiacov.
• Zálohy: zmazané údaje môžu ostať v denných exportoch databázy 7 dní a v zálohách hostingu 89 dní.

10. Príjemcovia a sprostredkovatelia

Údaje nepredávame ani neposkytujeme na reklamu. Na prevádzku služby používame sprostredkovateľov v týchto kategóriách:

• Hosting aplikácie a databázy (EÚ).
• Doručovanie a ochrana webu (CDN a proxy), cez ktoré prechádzajú požiadavky na web a aplikáciu.
• Odosielanie e-mailov z aplikácie.
• E-mailová schránka, kalendár a videohovory: e-maily, ktoré nám pošlete, a rezervácia hovoru cez web (meno, e-mail a čas stretnutia).
• Platby kartou, ak je na webe ponúknutá: predplatné a faktúry pri platbe kartou; údaje karty spracúva len platobná brána.
• Evidencia kontaktov a komunikácie s podnikmi (CRM).
• Interné upozornenia tímu o žiadostiach a objednávkach — názov podniku alebo firmy, údaje o žiadosti bez osobných údajov (napríklad verzia formulára, jazyk alebo plán) a odkaz do administrácie, nikdy e-maily ani poznámky.
• Zber verejných recenzií, hodnotení a cenníkov z mapových, recenzných a donáškových platforiem a z webov podnikov.
• Poskytovatelia AI modelov: návrhy odpovedí na recenzie, preklady a import QR menu a analýza dát z pokladne; vstupy nesmú použiť na trénovanie.
• Meranie návštevnosti verejného webu (pozri časť Meranie návštevnosti webu).
• Účtovník a advokát, ak je to potrebné na plnenie našich povinností.

Ak nás kontaktujete cez WhatsApp, vaše telefónne číslo, meno profilu a správy spracúva WhatsApp (skupina Meta) ako samostatný prevádzkovateľ podľa vlastných podmienok. Správy používame len na odpoveď a evidenciu komunikácie s podnikom (24 mesiacov od poslednej komunikácie); ak WhatsApp nechcete, napíšte nám e-mailom alebo zavolajte.

Niektorí sprostredkovatelia (najmä poskytovatelia AI modelov a merania návštevnosti) môžu údaje spracúvať aj v USA; prenos zabezpečuje rámec EÚ – USA pre ochranu údajov alebo štandardné zmluvné doložky. Aktuálny zoznam sprostredkovateľov a informácie o týchto zárukách vám na požiadanie pošleme e-mailom.

11. Vaše práva

• prístup k údajom a ich kópia (export dát nájdete v nastaveniach aplikácie),
• oprava nesprávnych údajov,
• vymazanie a obmedzenie spracúvania,
• prenosnosť údajov,
• námietka proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu, vrátane oslovovania s ponukou — po námietke vás už neoslovíme,
• sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (dataprotection.gov.sk).

Žiadosť pošlite na [email protected]; odpovieme najneskôr do jedného mesiaca.

12. Cookies a úložisko prehliadača

Web a aplikácia používajú len nevyhnutné a funkčné cookies:

• fs_locale — zvolený jazyk webu a aplikácie, 1 rok.
• gr_session — prihlásenie do aplikácie, 30 dní; pri používaní sa predlžuje.
• gr_staff — prihlásenie obsluhy do skenera vernostných kariet, 12 hodín.
• gr_active_restaurant — zvolená prevádzka v aplikácii, 1 rok.
• fs_okno — zvolené časové obdobie grafov v aplikácii, 1 rok.
• fs_gate — prístup na web počas pilotnej fázy, 30 dní.
• fs_form — verzia formulára žiadosti o Analýzu, ktorú ste dostali, 1 rok (pozri časť Žiadosť o bezplatnú Analýzu).
• fs_menu_lang — jazyk, ktorý si hosť zvolil v QR menu podniku, 1 rok; len na stránkach menu.
• fs_card_lang — jazyk, ktorý si hosť zvolil na stránkach vernostnej karty, 1 rok; len na stránkach kariet.

V úložisku prehliadača (localStorage a sessionStorage) si pamätajú: skener vernostných kariet prihlásenú obsluhu a prevádzku, kým sa obsluha neodhlási alebo prihlásenie nevyprší, poslednú organizáciu a transakcie zadané bez pripojenia, kým ich neodošle (najviac 24 hodín); aplikácia odporúčania na stránke Prehľad, ktoré ste označili ako hotové; formulár žiadosti o Analýzu deň poslednej návštevy; QR kampaň podniku do zatvorenia karty prehliadača značku, že návštevu už započítala. Tieto údaje ostávajú vo vašom prehliadači do uvedeného času alebo kým ich nezmažete.

Analytické, sledovacie ani reklamné cookies nepoužívame a návštevnosť webu meriame bez cookies aj bez úložiska prehliadača (pozri časť Meranie návštevnosti webu); cookies ani úložisko prehliadača neobsahujú identifikátor, ktorým by sme vás sledovali.

13. Zmeny dokumentu

Zmeny zverejníme na tejto stránke spolu s dátumom účinnosti.